5 điều lưu ý về dịch vụ hủy tài liệu

Sử dụng dịch vụ hủy tài liệu hiện đang là phương án được nhiều công ty hướng đến để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo rằng thông tin được bảo mật tuyệt đối. Tuy nhiên hiện nay có không ít doanh nghiệp chưa hiểu rõ về dịch vụ này. Do đó trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin để bạn đọc có thể biết được dịch vụ hủy tài liệu là gì? Quy trình thực hiện như thế nào cũng như lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này. 

Dịch vụ hủy tài liệu là dịch vụ gì?

Dịch vụ hủy tài liệu là dịch vụ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giải quyết khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu đã hết hạn lưu trữ, đang cần được tiêu hủy theo đúng như quy định của cục văn thư lưu trữ đã đề ra. Hiểu một cách đơn giản đây là dịch giúp tiêu hủy giấy tờ đã hết giá trị sử dụng tại các cơ quan và doanh nghiệp. 

Dịch vụ huỷ tài liệu là gì?

Dịch vụ hủy tài liệu giúp giải phóng không gian, diện tích của kho chứa tài liệu tại các cơ quan, doanh nghiệp từ đó tạo điều kiện bảo quản, quản lý các tài liệu còn giá trị được tốt hơn. Đồng thời dịch vị này còn đảm bảo những thông tin có trong tài liệu được đem tiêu hủy được bảo mật. Có thể thấy đây là dịch vụ cực kỳ phù hợp với những cơ quan, doanh nghiệp có lượng lớn tài liệu cần tiêu hủy do dồn lại lâu ngày cần tiêu hủy trong thời gian ngắn. 

Quy trình thực dịch vụ hủy tài liệu hết giá trị

Hiện nay đa số các công ty cung cấp dịch vụ hủy tài liệu đều có quy trình làm việc gồm 4 bước như sau: 

Quy trình thực hiện dịch vụ huỷ tài liệu

  • Bước 1: Tiếp nhận thông tin của khách hàng có nhu cầu hủy tài liệu
  • Bước 2: Sau khi đã tiếp nhận thông tin của khách hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ   hủy tài liệu sẽ tiến hành khảo sát và đánh giá thực tế khối lượng giấy tờ cần   hủy của khách hàng. Để từ đó tư vấn hình thức hủy tài hiệu phù hợp và báo giá chuẩn xác cho khách hàng. 
  • Bước 3: Thực hiện   hủy tài liệu theo phương thức đã được thỏa thuận giữa hai bên ở bước 2 (hủy tài liệu tại chỗ hoặc hủy tài liệu tại nhà máy của đơn vị cung cấp dịch vụ).
  • Bước 4: Sau khi bên cung cấp dịch vụ đã thực hiện xong quy trình  hủy tài liệu hai bên sẽ tiến hành hoàn thành các thủ tục và nghiệm thu. 

Dịch vụ  hủy tài liệu cung cấp những hình thức  hủy nào?

Tùy thuộc vào loại tài liệu cũng như khối lượng cần tiêu  hủy ít hay nhiều mà bên cung cấp dịch vụ  hủy tài liệu sẽ tư vấn cho khách hàng của mình phương pháp tiêu  hủy tài liệu hết giá trị hợp lý nhất. Đảm bảo tính nhanh chóng, tiện lợi và bảo mật. Hiện tại có 2 cách thức tiến hành dịch vụ  hủy tài liệu đó là  hủy tại chỗ (tức là hủy tại đơn vị có tài hiệu cần hủy) và hủy tại nhà máy của bên cung cấp dịch vụ. Mỗi phương thức này đều có ưu điểm và nhược điểm riêng, cụ thể như sau: 

Dịch vụ tiêu hủy tài liệu hiện cung cấp những phương pháp tiêu hủy nào?

Phương pháp hủy tài liệu tại nhà máy của bên cung cấp dịch vụ

Phương pháp hủy tài liệu tại nhà máy của bên cung cấp dịch vụ phù hợp với những tổ chức, doanh nghiệp có khối lượng tài liệu cần hủy lớn. 

  • Ưu điểm của phương pháp hủy này đó là có máy huỷ tại nhà máy có công suất lớn tiết kiệm thời gian huỷ. Đặc biệt là khi hủy tài liệu tại cơ sở của đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ không gây ô nhiễm không khí, tiếng ồn cho kho lưu trữ tài liệu của các cơ quan, doanh nghiệp. 
  • Nhược điểm của phương pháp này đó là đơn vị có nhu cầu hủy tài liệu cần cắt cử nhân sự theo xe đến nhà máy tiêu hủy để giám sát. 

Phương pháp tiêu hủy tài liệu tai chỗ

Đây là phương pháp mà đa số các đơn vị có nhu cầu hủy tài liệu muốn sử dụng. Bởi với phương pháp này bên cung cấp dịch vụ hủy tài liệu sẽ mang máy hủy đến tận kho chứa của cơ quan, công ty của khách hàng để tiến hành công tác tiêu hủy giấy tờ.

 Hủy tài liệu tại đơn vị sử dụng dịch vụ  hủy tài liệu

 Những đối tượng khách hàng phù hợp để sử dụng phương pháp này đó là: 

  • Khối lượng tài liệu cần phải tiêu hủy không nhiều 
  • Không thể cắt cử được nhân viên đến nhà máy giám sát quá trình huỷ tài liệu của bên cung cấp dịch vụ. 
  • Tài liệu cần hủy là tài liệu đặc thù không thể di dời vận chuyển đi nơi khác để hủy

Nhược điểm của phương pháp huỷ tài liệu tại chỗ này chính là chi phí bỏ ra sẽ cao. Bởi bên cung cấp dịch vụ cần tốn nhiều nhân công để vận chuyển, lắp đặt máy hủy tại cơ quan, đơn vị cần huỷ tài liệu. Ngoài ra thì máy huỷ tài liệu công suất lớn có kích thước tương đối cồng kềnh nên không gian lắp cần đủ rộng. Thêm vào đó thì phương pháp tiêu hủy tài liệu này còn gây ra nhiều bất tiện cho cơ sở tiến hành công tác huỷ như bụi bặm, tiếng ồn lớn… 

Cách chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng uy tín. Do đó trong phần này chúng tôi sẽ chia sẻ một số tiêu chí khi chọn địa chỉ hủy tài liệu uy tín. 

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu uy tín

  • Các bạn nên chọn những công ty dịch vụ hủy tài liệu đã hoạt động lâu năm. Đã có kinh nghiệm hủy tài liệu thường cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lớn. 
  • Chọn đơn vị đáp ứng đủ điều kiện về  pháp lý để thực hiện dịch vụ huỷ tài liệu, có thể cung cấp thủ tục chứng nhận “đã huỷ tài liệu” đúng theo quy trình của cục văn thư lưu trữ. 
  • Sử dụng máy móc hủy tài liệu hiện đại, công suất lớn đảm bảo có thể thẻ hoàn thành công việc hủy giấy tờ hết giá trị sử dụng trong thời gian ngắn nhất. 
  • Cho phép khách hàng được giám sát từ đầu tới cuối quá trình hủy tài liệu và có cung cấp lại video, hình ảnh cả quá trình tiêu hủy sau khi hoàn thành. 
  • Đảm bảo tài liệu tiêu hủy được bảo mật thông tin tuyệt đối. Huỷ hết 100% tài liệu đảm bảo không thể phục hồi, sao chép lại thông tin trên tài liệu bằng bất cứ hình thức nào. 
  • Nên chọn đơn vị hủy tài liệu cung cấp dịch vụ trọn gói, tức là cả quá trình hủy tài liệu từ bốc xếp, đóng gói, vận chuyển đến nhà máy tiêu huỷ đều do bên cung cấp dịch vụ chịu trách nghiệm. 

Trên đây là tổng hợp những thông tin liên quan đến dịch vụ hủy tài liệu hết giá trị sử dụng chúng tôi muốn chia sẻ với các bạn. Hy vọng thông qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ về dịch vụ hủy tài liệu đang được cung cấp trên thị trường hiện nay. 

0964.30.5678