8 bước quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định

Để đảm bảo việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị diễn ra một cách suôn sẻ cũng như chắc chắn những tài liệu bí mật liên quan được đảm bảo tiêu huỷ hết. Bộ Nội Vụ thuộc Cục văn thư và lưu trữ nhà nước đã ra công văn chính thức vào ngày 19/12/2006 quy định về điều này, hãy để An Phát Shredding hướng dẫn chi tiết quy trình huỷ tài liệu hết giá trị đến với bạn nhé!

Thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có phức tạp không?

Những nguyên tắc khi tiêu huỷ tài liệu đã hết giá trị

Một số điều bạn cần biết trước khi tiến hành tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Đối tượng áp dụng: Toàn bộ các cơ quan tổ chức nhà nước, liên quan đến chính trị – xã hội, các tổ chức về kinh tế, các đơn vị vũ trang quân sự nhân dân.

Nguyên tắc cần chấp hành:

  • Luôn đảm bảo việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị đúng theo thủ tục và quy định.
  • Những tài liệu hết giá trị mà bạn tiêu huỷ phải có một Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu, tiến hành xem xét và phải được cấp trên của cơ quan phụ trách việc quản lý và lưu trữ cấp quyền quyết định tiêu hủy những tài liệu này.
  • Việc thẩm định giá trị tài liệu của các cơ quan tổ chức luôn bao gồm cả phần mục lục danh sách những tài liệu được giữ lại.
  • Nếu đã tiêu huỷ những tài liệu này, luôn đảm bảo việc có thể tiêu huỷ sạch những thông tin ghi trên tài liệu.

8 bước quy trình huỷ tài liệu hết giá trị đúng cách

Sở Nội Vụ trung ương đã tiến hành căn cứ vào điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 cùng Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ để thống nhất quy trình cùng thủ tục tiêu huỷ các tài liệu đã hết giá trị theo các bước sau.

Bước 1: Tiến hành lập danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy và viết thuyết minh

Đối với việc tiến hành lập danh mục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thì bạn phải đảm bảo yêu cầu sau:

  • Danh mục các tài liệu hết giá trị được lập trong quá trình chỉnh lý dữ liệu, các tài liệu này phải đảm bảo được phân loại thành các tập, có phần tóm tắt tiêu đều, có bảng thời hạn để bảo quản hồ sơ hoặc có phương án phân loại được sắp xếp. Những tài liệu này đảm bảo được hình thành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
  • Dựa theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, bạn sẽ tiến hành thống kê và hệ thống hoá thứ tự của những tài liệu này. Những tài liệu được phép tiêu huỷ phải đảm bảo là những tài liệu đã hết thời gian bảo quản.

Bước 2: Lập Hội đồng tra xét tài liệu

Ngoài vấn đề lập danh mục thì bạn còn cần viết thêm một bản thuyết minh về những tài liệu hết giá trị này. Cụ thể:

Một Hội đồng thẩm định giá trị tài liệu phải được lập ra. Mục đích là để tham mưu cho những người đứng đầu về vấn đề lựa chọn tài liệu, xác định lại thời hạn bảo quản…Hội đồng này bao gồm:

  • Chức vụ Chủ tịch hội đồng: Chánh văn phòng Bộ hoặc cơ quan ngang Bộ, cơ quan Chính Phủ hoặc cơ quan tổ chức tương đương. Đối với cấp tỉnh và cấp huyện thì là Chánh văn phòng Uỷ hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác.
  • Chức vụ Uỷ viên: Đại diện lãnh đạo của đơn vị có tài liệu hết giá trị cần huỷ.
  • Chức vụ Uỷ viên: Đại diện của lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Việc tiêu huỷ cần lập một Hội đồng xác định giá trị của tài liệu

Bước 3: Tiến hành tra xét những hồ sơ và tài liệu yêu cầu huỷ

Lúc này Hội đồng cần tiến hành họp và thẩm định, đối chiếu, kiểm tra Danh mục tài liệu hết giá trị được lập ở bước 1, bao gồm cả những tài liệu được giữ lại.

Hội đồng tiến hành thảo luận tập thể và đưa ra kết luận cuối cùng dựa theo quyết định của các thành viên trong hội đồng. Mọi ý kiến khác nhau sẽ phải được ghi trong biên bản của cuộc họp, biên bản phải có hai bản và đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Một biên bản được giữ lại trong hồ sơ huỷ tài liệu tại cơ quan đó, bản còn lại phải trình các cơ quan chức năng có nhiệm vụ về lưu trữ cũng như thẩm định các tài liệu hết giá trị.

Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ, trình cơ quan quản lý

Tùy theo tính chất tài liệu cần huỷ khác nhau để nộp tài liệu vào các cơ quan khác nhau, cụ thể:

  • Với tài liệu lưu trữ lịch sử: Trình cơ quan quản lý nhà nước có nhiệm vụ lưu trữ cũng như cấp thẩm định các loại tài liệu hết giá trị.
  • Với tài liệu lưu trữ khác: Nộp trực tiếp vào cấp trên trực tiếp thẩm định  những tài liệu sẽ phải huỷ.

Để hoàn thiện hồ sơ thẩm định bạn sẽ cần:

  • Một văn bản yêu cầu thẩm định, đồng thời xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu không còn giá trị cần huỷ.
  • Một danh mục các tài liệu hết giá trị (bản danh mục đã được chỉnh sửa và phê duyệt bởi Hội đồng).
  • Một tờ tường trình và bản thuyết minh về các tài liệu hết giá trị.
  • Văn bản thành lập Hội đồng.
  • Biên bản cuộc họp của ban Hội đồng xác định giá trị của tài liệu.

Việc thẩm định tài liệu phải có cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xử lý

Bước 5: Thẩm định

Đối với thẩm quyền có quyền thẩm định những tài liệu hết giá trị như sau:

Với tư liệu thuộc có cơ quan, tổ chức nộp lưu tư liệu vào mục Lưu trữ lịch sử thì người đưa ra thẩm định sẽ là Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm.

Với tư liệu thuộc các cơ quan không thuộc nguồn nộp tư liệu vào Lưu trữ lịch sử thì sẽ có hai trường hợp:

  • Thẩm định sẽ là người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị đó.
  • Văn phòng Nội vụ sẽ phải chịu trách nhiệm thẩm định cho UBND của các quận, huyện và thị xã.

Với các cơ quan có tài liệu huỷ phải gửi danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ đề nghị huỷ các tài liệu này đến những cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thẩm định phía trên.

Các cơ quan có thẩm quyền phải có nghĩa vụ thẩm định về các thủ tục xét huỷ cũng như nội dung của các tài liệu đã hết giá trị. Sau đó tiến hành kiểm tra đối chiếu thực tế, lập biên bản sau thẩm định và trả lời bằng một văn bản nêu ý kiến thẩm định.

Thời hạn thẩm định sẽ không được quá 30 ngày kể từ lúc lập hồ sơ.

Bước 6: Trình hồ sơ quyết định huỷ tài liệu 

Lúc này, bạn sẽ dựa theo văn bản thẩm định và cơ quan có thẩm định trả về, trình đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức để ra quyết định sau cùng: huỷ tài liệu đã hết giá trị.

  • Tài liệu được yêu cầu giữ lại cần được xếp bổ sung trong mục lục tương ứng của nhóm tài liệu.
  • Ghi lại tổng số tệp tài liệu được phép huỷ, ghi số và đánh số theo trật tự vào các bó tài liệu này. Viết tiêu đề ghi về nội dung các tập tài liệu này kèm lý do huỷ.
  • Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định chính thức.

Bước 7: Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

Gói các tài liệu đã hết giá trị và lập biên bản để bàn giao lại những tài liệu sẽ huỷ.

Tiến hành việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, yêu cầu là huỷ toàn bộ những thông tin trên tài liệu bằng máy huỷ tài liệu cắt vụn hoặc siêu vụn.

=> Tham khảo ngay:

Tiến hành lập biên bản về việc đã huỷ các tài liệu này và gửi về Chi cục Văn thư – Lưu trữ. Thời hạn sẽ là 10 ngày tính từ ngày tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Bước 8: Lập hồ sơ và lưu hồ sơ

Bước cuối cùng mà bạn cần làm là hoàn chỉnh hồ sơ về huỷ tài liệu, hồ sơ này sẽ được bảo quản tại các Lưu trữ cơ quan, tổ chức có tài liệu hủy. Thời hạn tối thiểu là 20 năm, tính từ lúc hủy tài liệu. Hồ sơ này sẽ phải bao gồm:

  • Danh mục các tài liệu đã hết giá trị, tờ tường trình và bản thuyết minh về những tài liệu này.
  • Văn bản quyết định thành lập Hội đồng về thẩm định giá trị tài liệu.
  • Biên bản họp.
  • Văn bản đề nghị việc thẩm định và xin ý kiến từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
  • Văn bản trả lời thẩm định và cho ý kiến của các cơ quan trên.
  • Quyết định tiêu huỷ của Người đứng đầu cơ quan tổ chức đó.
  • Biên bản bàn giao lại tài liệu hủy.
  • Biên bản về tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Hy vọng bài viết tại điện máy Yên Phát đã hỗ trợ bạn hoàn thiện thủ tục cũng như quy trình huỷ tài liệu hết giá trị đúng quy trình nhất. Nếu doanh nghiệp bạn cần đến dịch vụ hủy tài liệu hãy liên hệ với An Phát Shredding qua số hotline 0964.30.5678 để được tư vấn.

0964.30.5678