Các hình thức tiêu hủy tài liệu phổ biến hiện nay

Tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Như vậy, chỉ được tiến hành hủy tài liệu khi hết thời hạn lưu trữ

Thời hạn lưu trữ tài liệu là bao lâu?

Cụ thể, thời hạn lưu trữ tài liệu được quy định như sau:

  • Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính
  • Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
  • Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
  • Chỉ được tiêu hủy tài liệu khi có quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Các hình thức tiêu hủy tài liệu thường gặp

1.1 Hủy tài liệu bằng máy hủy tài liệu văn phòng

Máy hủy giấy đã không còn quá xa lạ với nhân viên công sở trong việc hủy giấy tờ quan trọng cho việc bảo mật thông tin của các cơ quan, công ty văn phòng hay thông tin cá nhân của khách hàng. Hầu hết tại các cơ quan, doanh nghiệp đều có cho mình máy hủy tài liệu để xử lý tài liệu lỗi hàng ngày.

Hủy tài liệu bằng máy hủy tài liệu văn phòng
Hủy tài liệu bằng máy hủy tài liệu văn phòng

1.2 Hủy tài liệu bằng cách đốt

Hủy tài liệu bằng cách đốt là một trong các hình thức hủy tài liệu vẫn đang được sử dụng. Tuy nhiên, hình thức này không thể nào áp dụng rộng rãi được do nhiều yếu tố liên quan và công tác đảm bảo phòng chống cháy nổ. Cùng với sự phát triển của xã hội, việc đốt bỏ tài liệu đang dần dần bị xóa bỏ.

Hủy tài liệu bằng cách đốt
Hủy tài liệu bằng cách đốt

1.3 phương pháp hủy tài liệu bằng hình thức chôn lấp

Bên cạnh việc đốt bỏ tài liệu, một hình thức hủy tài liệu nữa dù không được sử dụng rộng rãi nhưng vẫn có một số doanh nghiệp thực hiện đó là đem chôn, lấp tài liệu xuống đất. Một số doanh nghiệp làm về xây dựng, khi họ có mặt bằng san lấp. Họ có thể hủy tài liệu bằng cách chôn lấp này. Tuy nhiên cũng như việc đốt bỏ. Hình thức chôn lấp hiện nay không được và ( không khuyến khích) các doanh nghiệp sử dụng.

hủy tài liệu bằng hình thức chôn lấp
hủy tài liệu bằng hình thức chôn lấp

1.4 Hủy tài liệu bằng cách thuê dịch vụ bên thứ ba

Các hình thức hủy tài liệu ở trên có nhiều hạn chế và khó triển khai. Bên cạnh đó là rủi ro về việc thất thoát thông tin tài liệu. Hiện nay, nhiều công ty, doanh nghiệp đã sử dụng hình thức thuê dịch vụ bên thứ ba. Hình thức này là phổ biến hiện nay khi số lượng tài liệu lớn được xử lý tiêu hủy triệt để trong khoảng thời gian ngắn. Đồng thời chi phí dành cho việc hủy tài liệu cũng tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc mua sắm máy hủy giấy văn phòng. Bạn chỉ cần bỏ ra một khoảng thời gian ngắn để giám sát quá trình tiêu hủy tài liệu.

Xem thêm : Tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu định kỳ cho cơ quan, doanh nghiệp

Hủy tài liệu bằng cách thuê dịch vụ
Hủy tài liệu bằng cách thuê dịch vụ

Dịch vụ tiêu hủy tài liệu uy tín, chuyên nghiệp – An Phát Shredding

Nếu bạn đang tìm hiểu dịch vụ hủy tài liệu và cần tìm đến một đơn vị đáng tin cậy. Hãy liên hệ đến An Phát Shredding – nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu.

công ty dịch vụ hủy tài liệu có kinh nghiệm trên 10 năm. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hủy tài liệu uy tín trong nhiều ngành nghề. Đề cao vấn đề bảo mật thông tin tất cả các định dạng tài liệu đồng thời tính toán chi phí tối ưu cho khách hàng.

0964.30.5678